Google Formulare Tipps und Hinweise zur Freigabe

Die Google Formulare sind eine gute Sache. Es gibt einige Einschränkungen:

  • Man kann 50 Personen mitarbeiten lassen oder
  • das Formular an maximal 200 E-Mail-Adressen verteilen.
  • Das kann man umgehen, indem man das Formular an eine Verteilerliste verschickt.

Wenn man die Mail-Adressen z. B. gar nicht hat, dann verteilt man den Link. Und zwar den Link des „Live-Formulars“ (oben in der Symbolleiste).

Man kann da nämlich einen entscheidenden Fehler machen. Man darf das Formular selber nicht über einen Link freigeben, auch wenn man den Link gar nicht verschickt! (Man darf allerdings einzelne Personen berechtigen [z. B. mit der Mailadresse]).

Wie geht man sicherheitshalber vor:

  1. Man erstellt das Formular.
  2. Dann klickt man oben auf „Live-Formular ansehen“.
  3. Diesen Link kopiert man dann und verschickt diesen.
  4. Eventuell kürzt man den Link vorher unter https://goo.gl .

Wenn man den Fehler macht und den Link des Formulars freigibt, dann kann jeder Empfänger des „Live-Formulars“ auch das eigentliche Formular bearbeiten. Dann sieht man nämlich das:

Zwischenablage01

Und wer will schon nicht mal das Formular bearbeiten? Das kann doch nun jeder (besser). Bei 99% der Personen, welche das Formular bearbeiten wollen, bedeutet das, dass das Formular unwiederbringlich zerstört wird.

Also:

  • Das Formular nicht mit einem Link freigeben.
  • Nur den Link zum „Live-Formular“ freigeben.
  • Vor dem Freigeben des „Live-Formulars“ eine Sicherheitskope des Formulars machen (Datei -> Kopie erstellen …). Im Notfall hat man dann noch etwas.

Ansonsten ist das eine coole Sache.

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